เทคนิคการสื่อสารเพื่อการทำงานแบบ WFH
เทคนิคการสื่อสารเพื่อการทำงานแบบ Work From Home (WFH)
ในช่วงที่ลดการทำงานที่ออฟฟิศ แล้วทำงานที่บ้าน หรือ work from home (WFH) มากขึ้น การสื่อสารระหว่างทีมงานเป็นปัจจัยที่สำคัญมาก เพื่อให้ทีมงานมีความเข้าใจตรงกัน ทำงานในทิศทางเดียวกัน และงานสำเร็จตามแผน/เป้าหมายที่วางไว้
ในแง่การสื่อสาร องค์ประกอบสำคัญของการสื่อสาร คือ 3V ได้แก่
1. Visual ภาษากาย มีผลต่อการสื่อสารถึง 55% ภาษากาย เช่น สีหน้า แววตา ท่าทาง
2. Vocal น้ำเสียง มีผลต่อการสื่อสารถึง 38% ลักษณะของน้ำเสียงเช่น น้ำเสียงดัง เบา ก็แสดงถึงความมั่นใจที่แตกต่างกัน
3. Verbal คำพูด ประโยคที่พูด มีผลต่อการสื่อสารเพียง 7%
ดังนั้นเมื่อทำงานแบบ WFH การสื่อสารของเรา เมื่อเราส่งสาร (พูด) ไปแล้ว เราจะรับสารกลับ การรับสารก็จะขาดการมองเห็นภาษากาย จึงทำให้ประสิทธิภาพของการสื่อสารลดลง เช่น หากเราคุยงานกับลูกน้องโดยเจอหน้ากัน เรารับสารด้วยการสังเกตสีหน้าของลูกน้องได้ว่าเขาเข้าใจ เช่น ภาษากายพยักหน้า หรือเขาไม่เข้าใจ เช่น มีภาษากายคิ้วชนกัน เป็นต้น แต่เมื่อทำงานแบบ WFH เราจะไม่เห็นหน้าเวลาที่คุยกับเขา หากเราใช้การโทรคุย เราก็จะรับสารได้ด้วยการฟังน้ำเสียงซึ่งมากกว่าการรับรู้แต่คำพูด (เช่น พิมพ์ไลน์คุยกัน รับรู้ได้แค่คำพูดเท่านั้น) น้ำเสียงจะบ่งบอกว่าเป็นความรู้สึกเชิงบวก หรือเชิงลบต่อเรื่องที่เราสื่อสาร เขามีความมั่นใจต่อเรื่องนั้นมากน้อยแค่ไหน หรือหากเรามีความสัมพันธ์ที่ดีต่อทีมงาน และใช้การสื่อสารแบบ 2 ทาง (2 way communication) ร่วมด้วย คือ ให้อีกฝ่ายมีส่วนร่วมในการสื่อสาร แลกเปลี่ยนมุมมอง หรือความคิดเห็น ก็จะช่วยให้เข้าใจอีกฝ่ายได้ดียิ่งขึ้นค่ะ
นอกจากนี้เราสามารถเลือกช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร เช่น
- การแจ้งให้ทราบ สามารถสื่อสารด้วยการพิมพ์ส่งข้อความทางอีเมลล์ หรือไลน์
- ต้องการความร่วมมือจากผู้อื่น ควรสื่อสารในรูปแบบที่เป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง ให้อีกฝ่ายสามารถโต้ตอบได้ เช่น การโทรคุย หรือ VDO call คุย เพื่อให้ได้ยินเสียงอีกฝ่าย หรืออาจเห็นหน้าด้วย จะได้เข้าใจความคิด ความรู้สึกของอีกฝ่าย และปรับการสื่อสารหรือจูงใจได้
- สื่อสารกับคนจำนวนมาก (มากกว่า 2 คนขึ้นไป) หรือมีเนื้อหา/รายละเอียดที่สำคัญ ควรเป็นรูปแบบของ VDO conference ที่มีสไลด์ เพื่อแสดงเนื้อหาที่สำคัญ ทำให้ผู้ฟังสามารถติดตามเนื้อหาได้ง่าย และทุกคนเปิดกล้องเพื่อให้ผู้พูดเห็นว่าผู้ฟังสีหน้าเป็นอย่างไร และให้โอกาสผู้ฟังในการถาม หรือเสนอความคิดเห็น เป็นต้น หัวใจสำคัญที่ขาดไม่ได้เลย คือ การใส่ใจคนฟัง ว่าเขาตามทันไหม มีมุมมอง/ความคิดเห็นอย่างไรค่ะ มิฉะนั้นสารที่เราสื่ออาจไปไม่ถึงคนรับสารได้ค่ะ
- ต้องการระดมสมองหาไอเดีย ควรเป็น VDO conference มีคนกลางในการชวนระดมสมอง และมีคนกลางอีกคนพิมพ์สรุปใส่สไลด์ หรือเขียนลงใน whiteboard ของ application ที่ใช้ประชุม เช่น zoom แล้วคอยแชร์เป็นระยะๆ โดยหลักการสำคัญของการระดมสมอง คือ การหาไอเดียให้ได้มากที่สุดก่อน แล้วค่อยมาจัดหมวดหมู่ แล้วคัดเลือกอีกทีค่ะ
ลองนำไปปรับใช้ดูนะคะ โดยเริ่มจากการประเมินว่าปัจจุบันการสื่อสารของเรากับทีมมีความเข้าใจตรงกันและมีประสิทธิภาพมากน้อยเท่าไหน ให้คะแนน 1-10 (โดย 10 คือ สื่อสารได้ดีมาก เข้าใจตรงกัน ร่วมมือกันดี และ 1 คือสื่อสารได้ไม่ดีเลย เข้าใจผิดบ่อยๆ)
จากนั้นวิเคราะห์ดูนะคะ ว่าอะไรที่เป็นสาเหตุของความผิดพลาดของการสื่อสาร เช่น เป็นการบอกอย่างเดียว ไม่ได้เป็นการสื่อสาร 2 ทาง (ไม่ได้ให้อีกฝ่ายแสดงความคิดเห็น/ถาม) หรือ ขาดการสังเกตน้ำเสียง หรือมีรายละเอียดเยอะ แต่ไม่มีสื่อ/สไลด์ให้คนฟังติดตามเนื้อหา เป็นต้น
เมื่อเจอสาเหตุแล้ว ลองปรับดูนะคะ
เป็นกำลังใจให้กับทุกท่านนะคะ ขอให้ WFH อย่างมีประสิทธิภาพ มีความสุข และสุขภาพแข็งแรงค่ะ
อ.ก้อย :)
อาจารย์ เภสัชกรหญิง ธันยพร จารุไพศาล (อ.ก้อย)
โค้ชและวิทยากรด้านการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
(Performance Coach and Trainer)
E-mail: tunyaponj@gmail.com
line ID: koytunyapon
Tel: 082-415-1462
-
เทคนิคการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี (Building Rapport) การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีสำคัญอย่างไร โดยทั่วไปแล้ว หากเรารู้สึกดีกับใครแล้ว เราย่อมอยากช่วยเหลือหรือสนับสนุนเขา เช่นกันกับการที่...
-
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ(Effective Communication) ในการทำงานนั้น การสื่อสารเป็นทักษะที่ใช้เป็นประจำไม่ว่าคุณจะอยู่ในบทบาทหัวหน้า ลูกน้อง เพื่อนร่วมงาน หลายครั้งปัญหาต่างๆ เกิดข...
-
การฟังอย่างเข้าใจ (Empathic Listening) และประโยชน์ของการฟังอย่างเข้าใจ บทความนี้ ก้อยจะมาแบ่งปันเรื่องของการฟังอย่างเข้าใจอย่างง่ายๆ และประโยชน์ของการฟังอย่างเข้าใจ จากประสบการณ์ก...
-
ระดับของการฟัง และประโยชน์ของการฟัง ในชีวิตประจำวันของเรา เราเป็นทั้งผู้พูดและผู้ฟัง แล้วเราเป็นผู้ฟังที่ดีจริงๆ หรือเปล่า วันนี้เรามาทำความเข้าใจกับระดับของการฟังอย่างง่ายๆ กันค่...
-
6 เทคนิคการฟังอย่างลึกซึ้ง (Deep Listening) การฟังเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากของการสื่อสาร หากเราฟังได้อย่างลึกซึ้งจะช่วยให้เข้าใจในสิ่งที่ผู้พูดอยากจะสื่ออย่างแท้จริง และทำให้ความสัมพ...
-
อุปสรรคในการสื่อสาร การตัดสินตีความ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นได้ หากเราสื่อสารกันอย่างเข้าใจ ทั้งเข้าใจในสารที่สื่อและเข้าใจในตัวบุคคลที่เราสื่อสารด้วย แล้วอะไรบ้างที่...
-
การชมลูกน้อง ในการทำงาน หัวหน้าที่เก่งจะสามารถพัฒนาทีมงานให้มีความสามารถมากขึ้นด้วยการสื่อสาร 2 แบบค่ะ คือ การชม เมื่อลูกน้องทำในสิ่งที่ดี หรือมีพฤติกรรมที่ดี เช่น ลูกน้องเสนอวิธ...
-
การให้ฟีดแบคอย่างสร้างสรรค์ วันนี้จะมาแบ่งปันเรื่องการให้ฟีดแบคอย่างสร้างสรรค์ค่ะ ให้ฟีดแบคอย่างไรเป็นการให้ฟีดแบคอย่างสร้างสรรค์ ที่คนรับฟีดแบคไม่รู้สึกว่าถูกตำหนิ และเขาอยากพัฒนา...
-
การให้ฟีดแบคอย่างสร้างสรรค์ด้วย STAR Model โดย ภญ.ธันยพร จารุไพศาล ช่วงที่ผ่านมา คำถามที่หัวหน้างานถามบ่อยเวลาที่ไปสอนหลักสูตรการสื่อสาร คือ “จะให้ฟีดแบคอย่างไรจึงจะทำให้ผู้รับฟีด...