การสร้างแรงจูงใจในการทำงานด้วยจิตวิทยาเชิงบวก
ในการทำงานชีวิตของเราคงมีทั้งสุขและทุกข์ปนกัน แล้วจะทำอย่างไรให้เรายังคงรักษาใจตนเองให้มีแรงบันดาล หรือ Passion ในการทำงาน วันนี้ ...
การเตรียมการนำเสนอ
Tags: ทักษะการนำเสนอ, presentation skill
การเตรียมการนำเสนอ
ปัญหาที่พบส่วนใหญ่ในการนำเสนอ คือ คนฟังจับประเด็นไม่ได้ เนื้อหาเยอะเกิน ไม่รู้ว่าผู้พูดต้องการจะบอกอะไร ส่วนคนนำเสนอ เตรียมการนำเสนอจนนาทีสุดท้าย ไม่มีเวลาทบทวน ยิ่งเตรียมเยอะ สไลด์ยิ่งเยอะ นำเสนอเกินเวลาที่มี และสุดท้ายไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
บทความนี้จะมาแบ่งปันเรื่องเตรียมการนำเสนออย่างไร ให้ประหยัดเวลา สร้างผลลัพธ์จากการนำเสนอ และคนฟังเข้าใจ จับประเด็นได้ และรู้ว่าต้องการอะไรค่ะ
3 เรื่องสำคัญที่ต้องรู้ก่อนการเตรียมการนำเสนอ
1. รู้เขา: ผู้ฟังคือใคร ใครคือคนสำคัญในกลุ่มคนฟัง และมีเวลาให้เท่าไร
- รู้ข้อมูลผู้ฟัง ทั้งตำแหน่งงาน ระดับการศึกษา อายุ ประสบการณ์และความรู้ที่เขามีต่อเรื่องที่นำเสนอ เขาอยากรู้อะไรในหัวข้อนี้ และประโยชน์ที่เขาได้รับคืออะไร
- กรณีผู้ฟังมีหลายๆ ตำแหน่ง ต้องรู้ว่าใครคือคนหลักในการตัดสินใจและบุคลิกเขาเป็นอย่างไร
- รู้ระยะเวลาที่มีในการนำเสนอ เพื่อเตรียมเนื้อหาให้เหมาะสม และไม่เกินเวลา เคารพเวลาของผู้ฟัง
2. รู้เรา: เป้าหมายของเราในการนำเสนอคืออะไร
เป้าหมายปลายทางที่เราต้องการจากการนำเสนอ เช่น
- ต้องการให้อนุมัติโครงการ
- ต้องการปิดการขาย
- ต้องการให้ไปลงมือทำตามที่นำเสนอ
- ต้องการการสนับสนุนจากคนที่เกี่ยวข้อง
3. รู้เนื้อหา: รู้จริงในเนื้อหา และ Key Message ที่จะสื่อ เพื่อตอบรู้เขาและรู้เรา
ศึกษาข้อมูลที่จะนำเสนอให้เข้าใจ รู้ว่าอะไรคือเนื้อหาสำคัญ และสามารถสรุป 1 ประโยคสำคัญที่ตอบเป้าหมายของการนำเสนอได้
พอ รู้เขา+รู้เรา+รู้เนื้อหา แล้วจะเตรียมการนำเสนอได้อย่างชัดเจนขึ้น และทุกอย่างไปในทิศทางเดียวกันค่ะ
เทคนิคการเตรียมการนำเสนอ
1. ร้อยเรียงเนื้อหา หรือโครงสร้างของการนำเสนอ ให้เข้าใจง่าย
เช่น
- อดีต-ปัจจุบัน-อนาคต เช่น เล่าข้อมูลบริษัทแก่พนักงานใหม่ หรือคนที่มาดูงานที่บริษัท
- ปัญหา-ทางออก-แผนการดำเนินการ เช่น ขออนุมัติโครงการ ขอความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้อง
- นโยบาย-วัตถุประสงค์-แผนการดำเนินงาน เช่น พูดให้ทีมงานเข้าใจบทบาทหน้าที่ต่อนโยบายนั้นๆ
2. เนื้อหาในการนำเสนอ สอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการ
เช่น
- นำเสนอเพื่ออนุมัติโครงการ ประโยชน์ของโครงการต้องชัดเจนว่า เพิ่มกำไร ลดค่าใช้จ่าย หรือแก้ปัญหาได้อย่างไร หรือกี่ปีถึงคืนทุน (Return on Investment; ROI)
- นำเสนอเรื่องการกรอกฟอร์ม budget ของแต่ละแผนก เป้าหมายคือให้ทุกคนทำตามได้ ในส่วนของขั้นตอนการกรอกข้อมูลต้องชัดเจน และมีระบุวันกำหนดส่ง เป็นต้น
3. ข้อมูลน่าเชื่อถือ
ข้อมูลมีที่มาที่ไป เช่น มีข้อมูลสถิติ หรืออ้างอิงข้อมูลจากหน่วยงานที่น่าเชื่อถือ พร้อมระบุปี และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ชัดเจน โดยข้อมูลอาจแสดงเป็นแผนภาพ เช่น แผนภูมิวงกลมบอกสัดส่วน % แผนภูมิแท่งเปรียบเทียบข้อมูล กราฟเส้นให้เห็นแนวโน้ม เป็นต้น
4. สไลด์อ่านง่าย น่าสนใจ
- 1 สไลด์ 1 key message หรือ 1 จุดสนใจ
- พยายามใช้เป็นภาพ แผนภูมิ Flow chart (ตัวอย่างตามภาพด้านล่าง) เพื่อให้มองแล้วเข้าใจได้ง่าย เลี่ยงสไลด์ที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือ
- กรณีเป็นสไลด์ข้อความ ควรมีไม่เกิน 6 บรรทัด (6 Bullet)
- ขนาดตัวหนังสือ มองเห็นได้ง่าย แม้ผู้ฟังจะอยู่หลังห้อง
- สีตัวหนังสือ กับพื้นหลังตัดกัน ช่วยให้อ่านได้ง่าย
- สไลด์แต่ละหน้า มีรูปแบบที่หลากหลาย เช่น หน้า 1-มีรูปถ่าย หน้า 2-สถิติ หน้า 3-bullet เป็นต้น ไม่ใช่เกือบทุกหน้าเหมือนกัน เป็น bullet หมด
- หากมีศัพท์เทคนิคที่จำเป็น หรือตัวอักษรย่อ ให้คำนึงว่าผู้ฟังรู้จักไหม หากไม่รู้จัก ควรมีสไลด์อธิบายศัพท์เทคนิค หรือตัวอักษรย่อนั้นด้วย
- อาจมีสื่อวีดีโอที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยความน่าสนใจของการนำเสนอ เช่น กรณีนำเสนอการใช้งานอุปกรณ์ เป็นต้น
5. ข้อควรระวังในการเตรียมการนำเสนอ
- ใส่เนื้อหาที่จำเป็นต่อเป้าหมายของการนำเสนอ ระวังการใส่ข้อมูลที่มากไป จะทำให้คนฟังเบื่อ ไม่สนใจฟัง แต่หากใส่ข้อมูลน้อยไป จะทำให้คนฟังไม่เข้าใจ และไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการจากการนำเสนอ
- อย่าใส่ Animation ในเนื้อหาที่สำคัญ เพราะผู้ฟังจะสนใจ Animation มากกว่าสิ่งที่เรานำเสนอ
- ระวังข้อมูลซ้ำซ้อน เช่น มีทั้งกราฟและตารางที่บอกเรื่องเดียวกัน
- ระวังการใส่เนื้อหาเยอะไป เพราะเผื่อผู้ฟังถาม ให้ไปใส่ในส่วนของข้อมูล Back up ที่อยู่หลังจบการนำเสนอ
6. Practice Makes Perfect
การซ้อมหรือทบทวนสไลด์ก่อนการนำเสนอจริง จะช่วยเพิ่มความมั่นใจ และได้พูดให้ตัวเองฟัง ทำให้รู้ว่าที่เตรียมมาดีหรือยัง หรือควรปรับอย่างไรค่ะ และที่สำคัญ คือ ห้าม!!! ท่องเด็ดขาดค่ะ ถ้าท่อง ลืมไปปุ๊บ จะไปต่อไม่ถูก ไม่แนะนำค่ะ
ลองนำเทคนิคการเตรียมการนำเสนอนี้ไปใช้ดูนะคะ จะช่วยให้เตรียมการนำเสนอได้ประหยัดเวลาขึ้น ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการจากการนำเสนอ และมั่นใจขึ้นค่ะ
ขอให้สนุกกับการเตรียมการนำเสนอนะคะ
ด้วยรักและปรารถนาดี
อ.ก้อย
หลักสูตรในองค์กร (in-house training) ที่เกี่ยวข้อง: หลักสูตรทักษะการนำเสนออย่างมืออาชีพ
หลักสูตรในองค์กร (in-house training) ที่เกี่ยวข้อง: หลักสูตรทักษะการนำเสนออย่างมืออาชีพ
อาจารย์ เภสัชกรหญิง ธันยพร จารุไพศาล (อ.ก้อย)
โค้ชและวิทยากรด้านการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
(Performance Coach and Trainer)
E-mail: tunyaponj@gmail.com
line ID: koytunyapon
Tel: 082-415-1462
-
-
การโค้ช คือ อะไร และสำคัญกับหัวหน้างานอย่างไร เราคงเคยได้ยินคำว่าโค้ชอยู่บ่อยครั้ง เช่น โค้ชนักกีฬา โค้ชการเงิน ไลฟ์โค้ช (โค้ชชีวิต) จริงๆ แล้วการโค้ชคืออะไร และสำคัญอย่างไร ...
-
หัวหน้างานกับการบริหารทีมงานด้วย TAPS Model หัวหน้างานนอกจากมีหน้าที่ทำงานส่วนของตนเองแล้ว ยังมีหน้าที่สำคัญในการบริหารทีมงานให้งานของทีมสำเร็จลุล่วงด้วยดี ในการบริหารทีมงาน หัว...
-
ทัศนคติที่สำคัญต่อการพัฒนาทีมงาน ปัจจุบันองค์กรต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทั้งการแข่งขันทางธุรกิจ เทคโนโลยี และความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป หัวใจสำคัญที่จะช...
-
สมรรถนะของผู้นำที่ประสบความสำเร็จ (Leadership competency) ในทุกองค์กร/หน่วยงานล้วนแล้วแต่มีผู้นำ ผู้นำโดยทั่วไป มี 2 แบบ คือ ผู้นำด้วยตำ แหน่ง กับผู้นำที่ไม่ได้มีตำแหน่ง แต่บุคคลนั...
-
คุณสมบัติหัวหน้าที่ลูกน้องรักและทำงานให้เต็มที่เมื่อไม่นานมานี้ ก้อยได้ทบทวนชีวิตตนเองที่ผ่านมา ตั้งแต่เริ่มทำงานใหม่ๆ เราเป็นลูกน้อง พอทำงานมาสักระยะก็ขึ้นเป็นหัวหน้า และทบทวนถึงห...
-
ทัศนคติที่สำคัญต่อการนำเสนอ ในการทำงาน ทักษะการนำเสนอเป็นทักษะหนึ่งที่ใช้บ่อย ไม่ว่าจะนำเสนอให้กับระดับที่สูงกว่า (หัวหน้า ผู้จัดการ ผู้บริหาร) หรือระดับต่ำกว่า (ลูกน้อง/พนักงาน...
-
4 ทักษะที่สำคัญในยุค AI (Artificial Intelligence; ปัญญาประดิษฐ์) ปีนี้ ค.ศ.2025 กระแสของ AI มาแรงขึ้นเรื่อยๆ ผู้เขียนเองก็มีเพื่อนทักมาถามว่าใช้ Chat GPT เยอะไหม ใช้อะไรบ้าง HR...
-
ความสำคัญและองค์ประกอบของการทำงานเป็นทีม ช่วงนี้ก้อยจัดอบรมให้กับหลายๆ แห่ง พบว่าเมื่อรูปแบบการทำงานเปลี่ยนแปลงไป เป็นแบบ Hybrid Working (ส่วนใหญ่ Work From Home และบางวันเข้าอ...
-
ทัศนคติที่สำคัญในการทำงาน การที่คนเรามีพฤติกรรมแสดงออกที่ต่างกัน มีความสำเร็จในชีวิตที่ต่างกันล้วนมาจากทัศนคติที่ต่างกัน เช่น ถ้าเรามีทัศนคติว่าการได้ทำงานที่ไม่เคยทำ งานใหม่ๆ ค...
-
การทำงานอย่างมืออาชีพ ในการทำงาน คนส่วนใหญ่ก็อยากที่จะเก่งขึ้น และเป็นมืออาชีพในการทำงานกันมากขึ้น องค์กรเองก็ต้องการคนที่มีความเป็นมืออาชีพในการทำงานมากขึ้นเช่นกันวันนี้ อ.ก้อยจะ...
-
เคล็ดลับการทำงานอย่างมืออาชีพ หากท่านเป็นคนหนึ่งที่อยากให้หัวหน้าประทับใจในผลงานและสนับสนุนท่าน หรือหากท่านอยากให้เพื่อนร่วมงานยอมรับในความสามารถและช่วยเหลือสนับสนุนท่าน หรือท่...
-
5 หลักการพื้นฐานของความสำเร็จ (5 Principles of success) ในการที่จะประสบความสำเร็จในเรื่องๆ หนึ่ง เรามักตั้งเป้าหมายที่เราอยากได้ แล้วลงมือทำ เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายนั้นๆ บางครั...
-
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Time Management) เวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดและมีคุณค่ามากที่สุด ในแต่ละวันเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แล้วเราจะบริหารเวลาให้มีประสิทธิภ...
-
การเริ่มต้นบริหารเวลาแบบง่ายๆ สวัสดีค่ะ ช่วงนี้เป็นยุคที่เราเชื่อมต่อถึงผู้อื่นได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และแต่ละวันก็มีกิจกรรมต่างๆ มากมาย จนดูเหมือนว่าเวลา 24 ชั่วโมงจะไม่พอสำหรับเ...
-
การฝึกทัศนคติเชิงบวก และสร้างอารมณ์บวกในยุคที่ท้าทาย โดย ภญ.ธันยพร จารุไพศาล ในปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะในเชิงธุรกิจ การทำงาน การใช้ชีวิต รวมถึงภัยธรรมชาติ...
-
ออกแบบชีวิตด้วยเป้าหมายเชิงบูรณาการ หากท่านรู้สึกว่าชีวิตมีหลายอย่างที่ต้องรับผิดชอบ ไม่รู้ว่าจะจัดสรรอย่างไรดี หรือรู้สึกว่ายังจัดสรรชีวิตได้ไม่ดี อยากให้เวลากับสุขภาพ ครอบครัว ...
-
7 เทคนิค Work From Home อย่างมีประสิทธิภาพ ในช่วง Work From Home หรือช่วงทำงานที่บ้าน เรามีเวลามากขึ้นจากการประหยัดเวลาในการเดินทาง หากเราจัดสรรเวลาหรือสิ่งแวดล้อมได้ดีจะช่วยให้...
