หน้าแรก > บทความ การสื่อสารและการนำเสนอ > การเตรียมการนำเสนอ

การเตรียมการนำเสนอ

Tags: ทักษะการนำเสนอ, presentation skill

การเตรียมการนำเสนอ

 

     ปัญหาที่พบส่วนใหญ่ในการนำเสนอ คือ คนฟังจับประเด็นไม่ได้ เนื้อหาเยอะเกิน ไม่รู้ว่าผู้พูดต้องการจะบอกอะไร ส่วนคนนำเสนอ เตรียมการนำเสนอจนนาทีสุดท้าย ไม่มีเวลาทบทวน ยิ่งเตรียมเยอะ สไลด์ยิ่งเยอะ นำเสนอเกินเวลาที่มี และสุดท้ายไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
     บทความนี้จะมาแบ่งปันเรื่องเตรียมการนำเสนออย่างไร ให้ประหยัดเวลา สร้างผลลัพธ์จากการนำเสนอ และคนฟังเข้าใจ จับประเด็นได้ และรู้ว่าต้องการอะไรค่ะ 
 
 
3 เรื่องสำคัญที่ต้องรู้ก่อนการเตรียมการนำเสนอ
 
1. รู้เขา: ผู้ฟังคือใคร ใครคือคนสำคัญในกลุ่มคนฟัง และมีเวลาให้เท่าไร
  • รู้ข้อมูลผู้ฟัง ทั้งตำแหน่งงาน ระดับการศึกษา อายุ ประสบการณ์และความรู้ที่เขามีต่อเรื่องที่นำเสนอ เขาอยากรู้อะไรในหัวข้อนี้ และประโยชน์ที่เขาได้รับคืออะไร 
  • กรณีผู้ฟังมีหลายๆ ตำแหน่ง ต้องรู้ว่าใครคือคนหลักในการตัดสินใจและบุคลิกเขาเป็นอย่างไร
  • รู้ระยะเวลาที่มีในการนำเสนอ เพื่อเตรียมเนื้อหาให้เหมาะสม และไม่เกินเวลา เคารพเวลาของผู้ฟัง
 
2. รู้เรา: เป้าหมายของเราในการนำเสนอคืออะไร
     เป้าหมายปลายทางที่เราต้องการจากการนำเสนอ เช่น 
  • ต้องการให้อนุมัติโครงการ 
  • ต้องการปิดการขาย 
  • ต้องการให้ไปลงมือทำตามที่นำเสนอ 
  • ต้องการการสนับสนุนจากคนที่เกี่ยวข้อง 
 
3. รู้เนื้อหา: รู้จริงในเนื้อหา และ Key Message ที่จะสื่อ เพื่อตอบรู้เขาและรู้เรา
     ศึกษาข้อมูลที่จะนำเสนอให้เข้าใจ รู้ว่าอะไรคือเนื้อหาสำคัญ และสามารถสรุป 1 ประโยคสำคัญที่ตอบเป้าหมายของการนำเสนอได้
 
พอ รู้เขา+รู้เรา+รู้เนื้อหา แล้วจะเตรียมการนำเสนอได้อย่างชัดเจนขึ้น และทุกอย่างไปในทิศทางเดียวกันค่ะ
 
เทคนิคการเตรียมการนำเสนอ
 
1. ร้อยเรียงเนื้อหา หรือโครงสร้างของการนำเสนอ ให้เข้าใจง่าย
    เช่น 
  • อดีต-ปัจจุบัน-อนาคต เช่น เล่าข้อมูลบริษัทแก่พนักงานใหม่ หรือคนที่มาดูงานที่บริษัท
  • ปัญหา-ทางออก-แผนการดำเนินการ เช่น ขออนุมัติโครงการ ขอความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้อง
  • นโยบาย-วัตถุประสงค์-แผนการดำเนินงาน เช่น พูดให้ทีมงานเข้าใจบทบาทหน้าที่ต่อนโยบายนั้นๆ
2. เนื้อหาในการนำเสนอ สอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการ
     เช่น 
  • นำเสนอเพื่ออนุมัติโครงการ ประโยชน์ของโครงการต้องชัดเจนว่า เพิ่มกำไร ลดค่าใช้จ่าย หรือแก้ปัญหาได้อย่างไร หรือกี่ปีถึงคืนทุน (Return on Investment; ROI)
  • นำเสนอเรื่องการกรอกฟอร์ม budget ของแต่ละแผนก เป้าหมายคือให้ทุกคนทำตามได้ ในส่วนของขั้นตอนการกรอกข้อมูลต้องชัดเจน และมีระบุวันกำหนดส่ง เป็นต้น
 
3. ข้อมูลน่าเชื่อถือ
     ข้อมูลมีที่มาที่ไป เช่น มีข้อมูลสถิติ หรืออ้างอิงข้อมูลจากหน่วยงานที่น่าเชื่อถือ พร้อมระบุปี และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ชัดเจน โดยข้อมูลอาจแสดงเป็นแผนภาพ เช่น แผนภูมิวงกลมบอกสัดส่วน % แผนภูมิแท่งเปรียบเทียบข้อมูล กราฟเส้นให้เห็นแนวโน้ม เป็นต้น 
 
4. สไลด์อ่านง่าย น่าสนใจ
  • 1 สไลด์ 1 key message หรือ 1 จุดสนใจ
  • พยายามใช้เป็นภาพ แผนภูมิ Flow chart (ตัวอย่างตามภาพด้านล่าง) เพื่อให้มองแล้วเข้าใจได้ง่าย เลี่ยง สไลด์ที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือ 

  • กรณีเป็นสไลด์ข้อความ ควรมีไม่เกิน 6 บรรทัด (6 Bullet)
  • ขนาดตัวหนังสือ มองเห็นได้ง่าย แม้ผู้ฟังจะอยู่หลังห้อง
  • สีตัวหนังสือ กับพื้นหลังตัดกัน ช่วยให้อ่านได้ง่าย
  • สไลด์แต่ละหน้า มีรูปแบบที่หลากหลาย เช่น หน้า 1-มีรูปถ่าย หน้า 2-สถิติ หน้า 3-bullet เป็นต้น ไม่ใช่เกือบทุกหน้าเหมือนกัน เป็น bullet หมด 
  • หากมีศัพท์เทคนิคที่จำเป็น หรือตัวอักษรย่อ ให้คำนึงว่าผู้ฟังรู้จักไหม หากไม่รู้จัก ควรมีสไลด์อธิบายศัพท์เทคนิค หรือตัวอักษรย่อนั้นด้วย
  • อาจมีสื่อวีดีโอที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยเพิ่มความน่าสนใจของการนำเสนอ เช่น กรณีนำเสนอการใช้งานอุปกรณ์ เป็นต้น
 
5. ข้อควรระวังในการเตรียมการนำเสนอ
  • ใส่เนื้อหาที่จำเป็นต่อเป้าหมายของการนำเสนอ ระวังการใส่ข้อมูลที่มากไป จะทำให้คนฟังเบื่อ ไม่สนใจฟัง แต่หากใส่ข้อมูลน้อยไป จะทำให้คนฟังไม่เข้าใจ และไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการจากการนำเสนอ
  • อย่าใส่ Animation ในเนื้อหาที่สำคัญ เพราะผู้ฟังจะสนใจ Animation มากกว่าสิ่งที่เรานำเสนอ
  • ระวังข้อมูลซ้ำซ้อน เช่น มีทั้งกราฟและตารางที่บอกเรื่องเดียวกัน
  • ระวังการใส่เนื้อหาเยอะไป เพราะเผื่อผู้ฟังถาม ให้ไปใส่ในส่วนของข้อมูล Back up ที่อยู่หลังจบการนำเสนอ
 
6. Practice Makes Perfect
     การซ้อมหรือทบทวนสไลด์ก่อนการนำเสนอจริง จะช่วยเพิ่มความมั่นใจ และได้พูดให้ตัวเองฟัง ทำให้รู้ว่าที่เตรียมมาดีหรือยัง หรือควรปรับอย่างไรค่ะ และที่สำคัญ คือ ห้าม!!! ท่องเด็ดขาดค่ะ ถ้าท่อง แล้วลืม จะไปต่อไม่ถูก ไม่แนะนำค่ะ
 
 
     ลองนำเทคนิคการเตรียมการนำเสนอนี้ไปใช้ดูนะคะ จะช่วยให้เตรียมการนำเสนอได้ประหยัดเวลาขึ้น ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการจากการนำเสนอ และมั่นใจขึ้นค่ะ
 
ขอให้สนุกกับการเตรียมการนำเสนอนะคะ
 
ด้วยรักและปรารถนาดี
 
อ.ก้อย

หลักสูตรในองค์กร (in-house training) ที่เกี่ยวข้อง: หลักสูตรทักษะการนำเสนออย่างมืออาชีพ 

อาจารย์ เภสัชกรหญิง ธันยพร จารุไพศาล (อ.ก้อย)

โค้ชและวิทยากรด้านการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

(Performance Coach and Trainer)


E-mail: tunyaponj@gmail.com

line ID: koytunyapon

Tel: 082-415-1462

Visitors: 132,947